Der Unterschied zwischen erfolgreichen und nicht erfolgreichen Unternehmen ist das Verständnis von einem hinreichend detailliert abgebildeten Prozess und dessen erfolgreiche Überführung in die digitale Welt. Digitalisierte Prozesse entfalten eine enorme Wirksamkeit, denn sie unterstützen die Mitarbeiter inhärent beim Einhalten der Geschäftsabläufe (Workflows), sind Basis für die Automatisierung wiederkehrender Tätigkeiten und reduzieren die Fehleranfälligkeit des Unternehmens.
Prozesse haben einen Auslöser, bestehen aus einer Reihe von Tätigkeiten und bringen Ergebnis hervor. Ein gutes Beispiel für einen Prozess ist der Produktentwicklungsprozess. Er startet mit dem Auftrag des internen oder externen Kunden und endet mit der Einführung des Produkts in den Markt oder der Übergabe des Produkts an den Auftraggeber.
Ausgangspunkt für die vollständige Abbildung des Produktentwicklungs-prozesses ist der Projektstrukturplan. Hier werden die Arbeitspakete für die Entwicklung des Produkts einerseits den Hauptprozessen und andererseits den Ablaufphasen einer Produktent-wicklung zugeordnet. Die zeitliche Abfolge der Arbeitspakete stellt die erste Ebene des Entwicklungs-prozesses dar.
Oft begnügen sich Entscheidungsträger mit dieser groben Abbildung von Prozessen und die „Tapete“ (Abbildung 1) verschwindet bis zum Audit in irgendeinem Laufwerk. Dabei wäre es gerade jetzt wichtig, die Ärmel hochzukrempeln und für jedes einzelne Arbeitspaket den Prozess in einem geeigneten Format und mit hoher Detailschärfe abzubilden. Erst durch die Arbeit im Detail werden jene Fragen gestellt, die auf Schwachstellen im Prozess hindeuten und das Optimierungspotential offenbaren.
Herzstück des Prozesses ist der Workflow, also die Abfolge von Tätigkeiten und deren Beziehung zueinander. Aus dem Workflow wird jedoch erst durch die Zuordnung von Verantwortlichkeiten, durch die Definition von Eingabe- und Ausgabeparametern, durch die Identifikation von Daten- und Informationsströmen und durch die Zuordnung der Datenablage ein Prozess. Auch müssen benötigte Vorlagen, Anforderungen an Freigaben und die Interaktion mit verbundenen Prozessen abgebildet werden.
Erst wenn alle Informationen zur Verfügung stehen, kann mit der Digitalisierung des Prozesses begonnen werden.
Die Abbildung von Prozessen ist zeit- und ressourcenaufwendig. Zunächst müssen alle Stakeholder eines Prozesses an einen Tisch gebracht werden. Oftmals haben die Beteiligten einen unterschiedlichen fachlichen Hintergrund und kommen aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen. In diesen Fällen muss eine gemeinsame Projektsprache entwickelt werden, bevor die Auseinandersetzung mit dem Prozess selbst beginnen kann.
Die ersten Schritte sind schnell getan. Aber bald schon wird es unübersichtlich und mühsam. In diesen Situationen hilft es, sich themenbezogen durch den Prozess zu bewegen und dessen Gültigkeit gegen konkrete Geschäftsfälle zu validieren. Es kann z.B. zielführend sein den Prozess gegen die Leitlinien des Unternehmens zu prüfen. Fragen wie: ab welcher Angebotssumme muss das Vier-Augen-Prinzip zwingend angewandt werden, und wird das im Prozess abgebildet? Wie erfolgt die Freigabe von Rechnungen und hat der- oder diejenige alle Informationen rechtzeitig und vollständig zur Hand, wenn die Rechnung eintrifft und freigegeben werden muss?
In der nun folgenden Detailarbeit liegt das Potential der Einsparung. Prozesse werden optimiert, Vorlagen entwickelt, eine Datenstrategie ausgearbeitet und deren Umsetzung geplant. Wo können nun auch Arbeitsschritte vereinfacht oder eingespart werden? Was kann automatisiert werden? Wie müssen Vorlagen gestaltet werden, damit sie zukunftssicher sind und die Datenstrategie des Unternehmens unterstützen? Vielfach müssen Vorlagen neugestaltet, abgestimmt und freigegeben werden. Es wird geprüft, inwieweit die derzeitige IT-Systemlandschaft die Prozesse abbilden kann und was die Anpassung einzelner Komponenten kostet.
Ist der Prozess abgestimmt, geht die Digitalisierung schnell. Die manuell dokumentierten Abläufe werden in den IT-Werkzeugen abgebildet, validiert und kommuniziert.
Sinamono e.U. hat weitreichende Erfahrungen in der Umsetzung und Digitalisierung von Unternehmensprozessen, und kann Sie darin unterstützen, Ihre Prozesse abzubilden, zu verschlanken und zu digitalisieren. Sollten Sie in Ihrem Unternehmen Bedarf sehen, so nehmen Sie über das Kontaktformular gern Kontakt mit uns auf. Wir sind gern für Sie da!