Qualitätsmanagement nach DIN EN ISO 9001:2015 ist ein Leitfaden, der entlang des Zyklus‘ „Planen, Ausführen, Kontrollieren, Verbessern‘- auf Englisch: Plan-Do-Check-Act (PDCA) verfasst wurde und Anregungen für die strukturierte Entwicklung eines Unternehmens gibt.
Die Grundlage des PDCA Zyklus sind dokumentierte Informationen wie Anforderungen der Kunden oder Aufzeichnungen über die Wartung von Anlagen. Aber auch Businesspläne, Einnahmen/Ausgaben-Aufstellungen oder Verkaufszahlen gehören zu den dokumentierten Informationen. Letztere helfen, die Ertragslage des Unternehmens zu überwachen. Dafür brauchen Sie Daten, die komplett, konform, konsistent, akkurat und integer sind. Um die notwendige Datenqualität sicherzustellen, werden Formblätter und Vorlagen eingesetzt.
Formblätter (Formulare, Vordrucke) sind Dokumente zur standardisierten Erfassung von Daten. Sie dienen der einfachen, vollständigen und maschinenlesbaren Erfassung von Informationen (strukturierte Daten) und gehören typischerweise zu einem Vorgang oder einer Arbeitsanweisung.
Vorlagen hingegen sind Muster zur Erfassung von Informationen. Sie dienen der Dokumentation gleichartiger Geschäftsvorgänge und machen typischerweise inhaltlich keine Vorgaben.
Die Nutzung insbesondere von Formblättern sichert die Erfassung von Informationen in der erforderlichen Datenqualität, schützt von unerlaubter Manipulation der Daten und erleichtert den Zugang für mathematischen Algorithmen. Daher sind Formblätter unverzichtbare Werkzeuge für Unternehmen jeder Art und Größe
Anwendungsbeispiel: Die Erfolgskontrolle über Soll-Ist-Vergleiche
Planen (Soll) – PLAN: Vor Beginn eines Geschäftsjahres werden die Ziele für das kommende Geschäftsjahr festgelegt. Zu erwartende Ausgaben wie Fix- und variable Kosten sowie andere als wichtige Unternehmenskennzahl identifizierte Parameter werden in Zahlentabellen abgebildet. Aus den Berechnungen werden Zielgrößen für Umsatz, Mitarbeiterzahl, R&D Ausgaben usw. abgeleitet.
Berichten (Ist) – DO: Im Verlauf des Geschäftsjahres werden die tatsächlich erreichten Absatzzahlen, Einnahmen und Ausgaben, oder auch Kundenrezessionen – um nur einige Beispiele zu nennen – dokumentiert. Um die notwendigen Informationen gleich so zu erfassen, dass ein direkter Vergleich mit den geplanten Werten möglich wird, werden die Daten in Formblätter eingetragen, die in ihrem Aufbau, der Bezeichnung von Feldern, der Festlegung der Datenformate (wie Zahl, Datum, Währung) und Einheiten (z.B. in kg, in EUR) dem Aufbau der Planungstabellen entsprechen.
Das Speichern der befüllten Formblätter in separaten, vor unbefugtem Zugriff gesicherten Ordnern (siehe: Qualitätsmanagement: ein Thema für Kleinbetriebe? vom 20.04.2022) leistet einen wichtigen Beitrag zur Wahrung des Geschäftsgeheimnisses. Lediglich Expert:innen des Controlling haben weitreichende Zugriffsrechte und bereiten mit den Daten aus den Formblättern die Ist-Sicht auf die Ertragslage des Unternehmens auf.
Überwachen (Soll-Ist-Vergleiche) – CHECK: Zur Überwachung der Geschäftsentwicklung werden Daten aus Planung und Berichtswesen „übereinandergelegt“. Die Ergebnisse dieser Soll-Ist-Analysen dienen der Geschäftsführung und den Entscheidungsträgern zur Evaluierung der Strategie. Das Augenmerkt liegt insbesondere auf den in der Planung definierten KPI und gibt Auskunft über die Ertragslage des Unternehmens, sein Nettoumlaufvermögen, seinen Liquiditätsstatus oder auch Umsatz und Beschäftigungszahlen. Die Ergebnisse aus Soll-Ist-Analysen werden in der Regel in besonders geschützten Ordnern abgelegt.
Handeln (Maßnahmen) – ACT: Soll-Ist-Analyse werden weiterführend genutzt, um Ursachenanalyse im Fall von Abweichung vom Planwert durchzuführen und datenbasierte Entscheidungen für Maßnahmen zu treffen. Mit diesem Schritt wird der Kreis des PDCA-Zyklus geschlossen.
Und so geht’s:
Schritt 1: Erstellen Sie den Geschäftsplan für Ihr Unternehmen
- Legen Sie fest, welche Kenngrößen für Ihr Unternehmen wichtig sind. Das wird zum Beispiel der Umsatz aus dem Verkauf von Produkten sein. Auf der Ausgabenseite werden Fixkosten und variable Kosten auflaufen. Vielleicht haben Sie Personalaufwand oder sind auf Leistungen von Dienstleistern angewiesen? Dann nehmen Sie auch diese Kenngrößen in den Geschäftsplan mit auf.
- Schätzen Sie ab, wann Erträge und Aufwände wirksam werden. Berechnen Sie die Ertragslage des Unternehmens im Beobachtungszeitraum (z.B. Monat). Hier lohnt es sich zu entdecken, wie sich die Ertragslage verändert, wenn Zahlungen ausfallen oder unerwartete Aufwände schlagend werden.
- Leiten Sie aus der Analyse die Ziele des Unternehmens ab.
Schritt 2: Entwickeln und veröffentlichen Sie Formblätter, die zu Ihrem Geschäftsplan passen
Leiten Sie aus dem Geschäftsplan die benötigten Formblätter ab. Diese können zum Beispiel für Gesamt-Projektleiter:innen einen ähnlichen Umfang wie der Geschäftsplan haben, wenn diese neben der Führung des Teams auch die Verantwortung für Leistungserfassung und das Rechnungswesen übertragen bekommen haben. Für Mitarbeiter:innen mit weniger Verantwortung werden die Formblätter eher schlanker ausgestaltet sein. Wichtig ist, dass in allen Formblättern dieselbe Information in der richtigen Zelle steht.
Um unbefugte Änderungen durch die Nutzer der Formblätter zu unterbinden wird empfohlen, das Bearbeiten der Formblätter auf die notwendigen Zellen durch Kennwortvergabe einzuschränken. Im gewählten Beispiel sind jene Zeilen und Reihen ausgeblendet, die nicht zur Berichtspflicht des Verantwortlichen gehören und jene Zellen türkis hinterlegt, die mit Daten zu befüllen sind.
Das Formblatt wird der Organisation im digitalen Bereich des Qualitätsmanagements zur Verfügung gestellt. In diesem Beispiel werden Formblätter unter 07_QM abgelegt.
01_Firma
02_Finanzielles
03_Personal
04_Kunden
05_Projekte
06_IT_und_Software
07_QM
Schritt 3: Richten Sie die Logik für die Ablage befüllter Formblätter ein
Die Nutzer der Formblätter werden nun darin geschult, wie sie die Formblätter zu befüllen haben. Die ausgefüllten Formblätter werden nach Logik der Ablage des Unternehmens abgelegt. In diesem Beispiel wurden Ordner für jedes der Projekte A und B geschaffen.
01_Firma
02_Finanzielles
03_Personal
04_Kunden
05_Projekte
051_Projekt_A (hier erfolgt die Ablage für den Bericht: Report_A.xlsx)
052_Projekt_B (hier erfolgt die Ablage für den Bericht: Report_B.xlsx)
06_IT_und_Software
07_QM
Schritt 4: Implementieren Sie Methoden zur Nutzung Ihrer Daten
Sie haben im Unternehmen nunmehr ein Gerüst für die strukturierte Erfassung von Informationen geschaffen, auf die Sie mittel entsprechender Auswerteverfahren zugreifen können. Im einfachsten Fall konsolidieren Sie die Daten mit Hilfe einer xlsx-Datei und legen die Ergebnisse unter 02_Finanzielles/Controlling, oder 02_Finanzielles/Soll-Ist-Vergleiche ab – je nachdem, welche Sicht auf die Daten Sie erzeugt haben und wofür Sie die Analyseergebnisse verwenden möchten.
Komfortabler und zuverlässiger sind Anbieter mit Softwarelösungen aus dem Gebiet der künstlichen Intelligenz (KI). Diese machen in einem ersten Schritt auch nichts anderes, als die strukturierten Daten in Datenbanken zu übernehmen und verschiedene Sichten auf die Daten zu erzeugen. Der Mehrwert von KI-Methoden besteht darin, dass Ihre Daten mit externen Daten angereichert werden können und somit Diagnosen möglich werden, die sie anderweitig nicht machen könnten. Und es wird wesentlich leichter, Prognosen zu erstellen und datengetriebene Entscheidungen zu treffen.
Zusammenfassung
Auch wenn Sie allein die Geschicke Ihres Unternehmens lenken: machen Sie sich Gedanken darüber, wie Sie Ihre Daten erfassen, verarbeiten, visualisieren und speichern möchten. Denken Sie die Digitalisierung mit und machen Sie sich schon heute fit für eine Zukunft mit Künstlicher Intelligenz!