Sauber aufgesetzte Prozesse sind die Voraussetzung effizienter Unternehmensführung. Sie entfalten ihre volle Wirksamkeit mit ihrer Abbildung in der IT-Landschaft eines Unternehmens – ihrer Digitalisierung.
Ein essentieller Prozess in jedem Unternehmen ist die Personaleinsatzplanung. Sie gibt Auskunft über die jetzige und zukünftige Auslastung eines jeden Mitarbeiters und ermöglicht eine gezielte Entwicklung des Unternehmens. Das Management sieht zum Beispiel auf einen Blick, in welchen Geschäftsfeldern Personal fehlt oder mit welchem Fokus neue Projekte akquiriert werden müssen, um die Expertise der Belegschaft optimal nutzen zu können. Quantitative und qualitative Analysen des Personaleinsatzes sind daher die Grundlage für effiziente Steuerung und strategische Entwicklung eines Unternehmens.
Dreh- und Angelpunkt der Planung ist das Leistungsgerüst des Unternehmens. Es gibt Auskunft darüber, wie viele Stunden effektiv zur Erbringung der Leistungen zur Verfügung stehen. Wird die Summe aller Leistungsstunden mit dem durchschnittlichen internen Stundensatz multipliziert, ergibt sich unmittelbar der Mindestumsatz des Unternehmens. Diese Leistungskennzahl (KPI = Key Performance Indicator) darf in keinem Managementbericht fehlen.
Dem Leistungsgerüst wird die Einsatzplanung der Mitarbeiter gegenübergestellt. Aus der Differenz leitet sich Handlungsbedarf im Personalmanagement ab. Wo wird zusätzliches Personal benötigt und wo sind Ressourcen frei. Können nicht ausgelastete Mitarbeiter für andere Aufgaben eingesetzt werden, um Engpässe zu überbrücken? Es lassen sich aus den Ergebnissen der Analyse aber auch Maßnahmen für andere Bereiche des Unternehmens ableiten. Als Eingangsgrößen für den Vertrieb geben sie Auskunft darüber, welche Projekte für welche Zeiträume eingeworben werden müssen um bestehendes Personal auszulasten. Sie können Verwendung im Qualitätsmanagement finden. Es wird ersichtlich, welche Aufgaben qualifizierte Ressourcen in welchem Ausmaß binden, und das gibt einen Hinweis darauf, welche Prozesse zuerst auf Optimierungspotentiale hin analysiert und digitalisiert werden sollten.
Mit Leistungsgerüst und Einsatzplanung hat das Management bereits ein mächtiges Instrument für die mittel- und langfristige Steuerung des Unternehmens zur Verfügung. Doch erst die Überwachung der Planzahlen ermöglicht die rechtzeitige Identifikation von Abweichungen und das Ergreifen der richtigen Maßnahmen zur richtigen Zeit. Die Zeit- und Leistungserfassung ist hier das richtige Werkzeug.
Alle drei Bestandteile effektiver Personaleinsatzplanung sind detailliert prozessual abzubilden und in der Datenverwaltung des Unternehmens abzubilden, zu digitalisieren. Teilprozesse wie Urlaubsantrag, Krankenstandsmeldungen oder Ressourcenplanung sind in digitalen Workflows zu erfassen. Interne Schnittstellen zum ERP-Backbone oder in Datenpools für das Berichtswesen der Führungskräfte sind mitzudenken, ebenso wie die Ausleitung der Daten in externe Systeme der Steuerberatungskanzlei, beim Sozialversicherungsträger oder in die Systeme der Eigentümer.
Sinamono e.U. hat weitreichende Erfahrungen in der Umsetzung und Digitalisierung von Unternehmensprozessen, und kann Sie darin unterstützen, Ihre Prozesse abzubilden, zu verschlanken und zu digitalisieren. Sollten Sie in Ihrem Unternehmen Bedarf sehen, so nehmen Sie über das Kontaktformular gern Kontakt mit uns auf. Wir sind gern für Sie da!