QMS: Aufbauorganisation und Abläufe in Einklang bringen

Rollen als Voraussetzung für eine Automatisierung

Durch eine strukturierte Analyse von Geschäftsprozessen können der Reifegrad des Qualitätsmanagements einer Organisation festgestellt und Verbesserungspotentiale erkannt werden. 

In einem vorherigen Artikel wurde beispielhaft der Prozess Vorbereitungen für die Eingliederung neuer Mitarbeiter*innen in das Unternehmen herangezogen, um das Vorgehen bei der Potentialanalyse zu zeigen. Dieser Prozess wird nun herangezogen, um die Beziehung zwischen Aufbauorganisation und Abläufen verdeutlichen und die Bedeutung der Gruppierung (Rollen) für die Automatisierung zu erläutern. Zu diesem Zweck wird das Arbeitspaket „Digitalen Arbeitsplatz definieren“ näher beleuchtet.

Bild 1: Prozess-Ausschnitt „Vorbereitung auf neue/n Mitarbeiter*in“

Digitale Arbeitsplätze benötigen Lizenzen, manchmal sogar Speziallizenzen für Software. Darüber hinaus muss der Mitarbeiter in das Informationsmanagement eingebunden werden (z.B. Verteilerlisten, Chat-Gruppen), Zugriffe auf Dienste der Kollaborationsumgebungen haben (z.B. Nutzerrechte) und Assistenten eingerichtet werden (z.B. Abwesenheitsassistent, Anrufbeantworter).

Von besonderer Bedeutung ist aber auch der Zugriff auf Daten. Nicht jeder Mitarbeiter braucht alle Daten, um seine Aufgabe zu erfüllen, und nicht jeder Mitarbeiter darf alle Daten einsehen. Die Anforderungen aus der DSGVO (Datenschutz – Grundverordnung) müssen sehr genau umgesetzt werden, um sensible Daten zu schützen. Darüber hinaus ist es im Interesse des Unternehmens, Datenlecks zu vermeiden und unbeabsichtigte Weitergabe von Betriebsgeheimnissen zu verhindern. Daher ist jeder digitale Arbeitsplatz mit ganz dezidierten Rechten auszustatten.

Um die Verwaltung der Lizenzen, Teilhabe am betriebsinternen Informationsdienst und Zugriffsrechte möglichst effizient zu verwalten kann es sinnvoll sein, die Mitarbeiter*innen entsprechend ihrer Aufgaben zu klassifizieren, und so in sinnvollen Gruppen zusammenzufassen, über die eine schnelle Umsetzung der Anforderungen an das digitale Profil gewährleistet wird. 

Erste Orientierung kann das Organigramm, also die Aufbauorganisation geben. 

Bild 2: Prozess-Ausschnitt Prozess „Vorbereitung auf neue/n Mitarbeiter*in“

Zusammen mit der Frage, wer aus diesem Personenkreis auf interne, für den dienstlichen Gebrauch bestimmte, unternehmensweite Daten (z.B. Organisations-anweisungen, Schulungsunterlagen) zugreifen können muss und wer klassifizierte Daten (z.B. sensible Daten, zu denen insbesondere auch personenbezogene Daten gehören oder vertrauliche Daten, zu denen strategische Entscheidungen gehören können) einsehen, verarbeiten oder weitergeben darf, ergibt sich eine erste Matrix: 

  • in den Spalten die Funktionsgruppen (Leitung, Bereichsleitung, Mitarbeiter) 
  • in den Zeilen die Datenträger (Server, Laufwerke, Verzeichnisse) und 
  • in den Feldern die Zugriffsberechtigungen (lesen, schreiben, löschen). 

Oft bietet sich zusätzlich eine Gruppierung der Mitarbeiter*innen entsprechend der Bereiche und / oder für Projekte an, um den Experten bedarfsgerecht Daten zur Verfügung zu stellen. Dadurch kann Informationsflut eingedämmt und das Anlegen großer Datenmüllhalden verhindert werden. 

Der Zusammenhang zur Ablauforganisation ergibt sich beim Beispielprozess Vorbereitungen für die Eingliederung neuer Mitarbeiter*innen in das Unternehmen durch ein drittes Element, und zwar eine Vorlage mit der die Administrator*innen der Datenverwaltung über die Einstufung der neuen Mitarbeiterin oder des neuen Mitarbeiters innerhalb der Matrix (=Rolle) informiert werden. 

Bild 3: Ausschnitt aus einer Vorlage zur Bekanntmachung neuer Mitarbeiter*innen

Der Ablauf ist in Abb. 1: Prozess-Ausschnitt „Vorbereitung auf neue/n Mitarbeiter*in“ dargestellt: Durch Zuordnung der neuen Mitarbeiterin oder des neuen Mitarbeiters zur Rolle (hier: Mitarbeiter Vertrieb) durch die Geschäftsführung, die Weitergabe der Information Rolle an die Verantwortlichen für die Umsetzung des Arbeitspakets „Digitalen Arbeitsplatz einrichten“ werden die Zugriffe auf Server, Laufwerke und Verzeichnisse eingerichtet. In einem letzten Schritt kann der Ablauf /Prozess digitalisiert werden.

Das konsequente Gruppieren von Einheiten der Aufbauorganisation (Einrichten von Rollen), zusammen mit einer Spezifikation der Anforderungen an Datenverwaltung und -nutzung, gebrauchsfertigen Vorlagen und klaren Verantwortlichkeiten befähigt ein Unternehmen zur Automatisierung von Abläufen, garantiert die Harmonisierung von Aufbau-und Ablauforganisation und ist unabdingbare Voraussetzung für die Digitalisierung von Prozessen.

Sinamono e.U. hat weitreichende Erfahrungen in der Umsetzung und Digitalisierung von Unternehmensprozessen, und kann Sie darin unterstützen, Ihre Prozesse abzubilden, zu verschlanken und zu digitalisieren. Sollten Sie in Ihrem Unternehmen Bedarf sehen, so nehmen Sie über das Kontaktformular gern Kontakt mit uns auf. Wir sind gern für Sie da!