Der Gegenstand des Änderungsmanagements ist die Organisation, Abwicklung und Dokumentation von Änderungsanträgen über den Lebenszyklus eines Produkts.
Zweck des Änderungsmanagements ist die vorausschauende Planung von Maßnahmen zur Verbesserung eines Produkts, eines Prozesses oder zur Behebung eines Problems und die Umsetzung derselben.
Im Herzen des Änderungsmanagements steht ein möglichst schlanker, effektiver Prozess. Dieser wird in mehrere Phasen untergliedert.
Phasen des Änderungsmanagementprozesses
In der ersten Phase wird ein Vorfall oder Problem erkannt und Vorschläge zur dauerhaften Vermeidung weiterer Vorfälle oder zur Behebung des Problems erarbeitet. Die Vorschläge werden strukturiert als potentielle Maßnahmen aufbereitet und zur Bewertung an ein Expertengremium weitergeleitet. Das Gremium entscheidet, ob ein Änderungsantrag (Englisch: Change Request- CR) bearbeitet werden soll.
In der zweiten Phase des Änderungsmanagementprozesses wird der Lösungsvorschlag als Änderungsantrag eingebracht. Spezialisten in den Unternehmensbereichen bewerten die Machbarkeit der vorgeschlagenen Maßnahmen. Projektmanager führen eine Zeit-, Kosten- und Ressourcenplanung für die Umsetzung des Lösungsvorschlags durch. Das Projektcontrolling macht die Kosten-Nutzen-Analyse.
Die zweite Phase des Änderungsmanagementprozesses wird mit einer Sitzung abgeschlossen, in der die Beteiligten ihre Ergebnisse präsentieren und den Änderungswunsch aus ihrer Perspektive entweder unterstützen (Freigabe erteilen) oder ablehnen. Die Gesamtfreigabe des Änderungsantrags sollte stets durch einen budgetverantwortlichen Entscheidungsträger erfolgen, da Auswirkungen eines Änderungsantrags das Firmenergebnis erheblich belasten können. Zudem ist es empfehlenswert, die/den verantwortliche/n Kundenbetreuer/in in die Entscheidung einzubeziehen. Diese/r vertritt im Entscheidungsgremium die Interessen des Kunden und verantwortet das Informationsmanagement mit dem Kunden.
Durch die Freigabe wird aus dem Änderungsantrag ein Änderungsauftrag. Der Änderungsmanagementprozess befindet sich nun in seiner dritten Phase.
Wird mit der Umsetzung die Entwicklungsabteilung beauftragt, spricht man von einer Engineering Change Order (ECO); wird der Auftrag in den Bereich Fertigung & Montage (MCO) übergeben, spricht man von einer Manufacturing Change Order (MCO). Schwerpunkt einer jeden ECO/MCO ist die Umsetzung der im Änderungsantrag geplanten und genehmigten Arbeitspakete, die Überwachung des Projektfortschritts und die Bewertung der Wirksamkeit der Maßnahmen.
Die dritte Phase des Änderungsmanagementprozesses wird bei positiver Wirksamkeit mit der Freigabe der Maßnahmen abgeschlossen. Anderenfalls wird ein neuer Änderungsantrag eröffnet, um alternative Maßnahmen zu erarbeiten und zu implementieren.
Änderungsklassen
Ein guter Änderungsmanagementprozess sollte für sämtliche Änderungsklassen geeignet sein. Zu diesen zählen:
- Produktänderungen (Änderung gemäß Kundenwunsch, Ersteinsatz, Abweicherlaubnis, Änderungen in Embedded Software, Auslauf)
- Prozessänderungen, Änderungen im Produktionsablauf, Werkslayout- und Anlagenänderungen
- Softwareänderungen zur Steuerung von Prüfanlagen, Produktionsmaschinen und Montagelinien
- Logistische Änderungen (einschließlich Produktions- und Verpackungslogistik)
Gut wird ein der Änderungsmanagementprozess, wenn er die Kriterien der Durchgängigkeit, des geringen manuellen Dokumentationsaufwand und der Wiederauffindbarkeit von Informationen erfüllt. Er sollte die gemeinsame Nutzung von Vorlagen erlauben, ein gesamtheitliches Berichtswesen unterstützen und Werkzeuge zur Visualisierung von Kenngrößen enthalten.
Besser wird der Prozess, wenn über ihn neben Produkt- und Prozessänderung auch interessante Projekte aus dem Ideenmanagement oder Strategieklausuren evaluiert und bearbeitet werden können.
Effektiv wird ein Prozess, wenn er digitalisiert – und also in das entsprechende Datenverwaltungssystem integriert wird.
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