Das Lizenzmanagement (englisch: Software Asset Management – SAM) ist aus Perspektive des Qualitätsmanagements ein Handlungsfeld von herausragender Bedeutung und sollte stets auf der Agenda stehen. Wurde dieses Thema übersehen und werden daher wiederholt überstürzt Lizenzen beschafft, langen unerwartet Rechnungen über Lizenzgebühren ein oder erscheint die Dokumentation über Softwarelizenzen unvollständig, dann besteht dringender Handlungsbedarf. Derartige Ereignisse sind zuverlässige Indikatoren für unzureichend ausformulierte oder ungenügend implementierte Prozesse des Lizenzmanagements oder zeigen an, dass bestehende Abläufe nicht mehr zu anderweitigen Unternehmensprozessen passen.
Die verantwortliche Führungskraft des Qualitätsmanagements muss eines der Ereignisse zum Anlass nehmen, um genauer hinzuschauen. Startpunkt kann ein Gespräch mit mit den Nutzern der Lizenzen, der Beschaffung und den IT-Verantwortlichen sein, in dem der Status erhoben, Ursachen erkannt und Maßnahmen gemeinsam erarbeitet werden. Ziel dieser Arbeitssitzung ist ein gemeinsames Verständnis über die Ziele des internen Projekts, die Zustimmung zur aktiven Beteiligung an der Optimierung des Lizenzmanagements und das Bereitstellen benötigter Daten und Ressourcen.
Transparenz schaffen
Zu Beginn des QM-Projekts sollte die Faktenlage überprüft werden. Zu diesem Zweck sind die Daten derart zu erheben, dass neben der Auskunft über Art und Zahl der Lizenzen auch Informationen über Sicherungs-, Sicherheits- und Backup- Strategien für die Daten, System-Schnittstellen und Fristen erhoben werden. Zusätzliche Fragen die in Zusammenhang mit Bedarfserhebung und Beschaffung von Lizenzen stehen geben wertvolle Einsicht in installierte Abläufe und helfen später bei der Optimierung der Unternehmensprozesse.
In jedem Fall ist ein systematisches Vorgehen bei der Erhebung und Analyse der Daten anzuraten. Aus wenigen, sorgsam gewählten Parametern lassen sich bereits wesentliche Informationen für ein effektives Lizenzmanagement ableiten. Hier einige Anregungen:
- Software Bezeichnung und Release, Hersteller und Beschreibung
- Service Provider – Name, Art und Sitz des Unternehmens
- Service Level Agreement (SLA)
- Form der Lizenzvereinbarung (Kauf, Miete, Leasing)
- Vertragsbeginn, Vertragslaufzeit und Vereinbarungen zur Beendigung eines Vertrags (Bedingungen über die weitere Nutzung der Lizenzen, Wartung, Preisanpassungen, Kündigungsfrist)
- Lizenznutzung (Shared, named) und Zahl der Nutzer pro Standort
- Hosting der Lizenz, Ablage der Daten, Backup-Modell
- Schnittstellen des IT Systems, Plug-ins und Framework (GitHub, Java etc)
- Administratoren, Zugriffsrechte und Systemanpassungen (Abläufe, Rollen, Rechte)
- Beantragende Stelle, Verantwortliche für Auswahl und Genehmigung der Software
- Anforderung an die Nutzung der Software durch Kunden oder Normen
- Prüfung der Software -Lösung auf Anforderungen aus der DSGVO, ISO 27001, TISAX oder internen Informationssicherheitsanforderungen (IT Compliance)
- Datums- und Zeitangaben
Daten analysieren, Prozesse optimieren und Potentiale heben
Wurden die Daten erhoben, kann eine erste Analyse durchgeführt werden. Die Aufmerksamkeit geht zunächst zu den Lizenzverträgen, die zeitnah eine Entscheidung erfordern. Mit Hilfe der Informationen über das Auslaufen von Lizenzverträgen, Kündigungsfristen oder Preisanpassungen gelingt es jene Lizenzen zu identifizieren, die mit höchsten Risiken und Chancen behaftet sind.
Schnell wird ersichtlich, dass die bereits verfügbaren Informationen nicht ausreichend, um nachhaltige Entscheidungen zu treffen. So geben die Daten zum Beispiel keine Auskunft über den aktuellen und zukünftigen Lizenzbedarf. Dabei macht gerade eine Übersicht über die Nutzung der Lizenzen die Haftungsrisiken des Unternehmens transparent und lässt (Kosten-) Einsparungspotentiale erkennen.
Daher sind zeitnah weitere Daten zu erheben. Die wesentlichen Fragen sind im Projektteam auszuformulieren. Anregungen können sein:
- Wird die Software-Lizenz noch benötigt? Zu welchem Zweck wird die Software eingesetzt? Wie viele Lizenzen werden heute und in Zukunft gebraucht?
- Sind alle Nutzer einer Software registriert? Gibt es Lizenzverstöße?
- Wurde die Nutzung von Software ganzheitlich dokumentiert? Oder haben Nutzer Freeware auf ihren Endgeräten installiert, die ggf. kostenpflichtig wird oder bereits geworden ist?
- Sind Abläufe, Zeitpunkte und Verantwortlichkeiten in der Bedarfserhebung hinreichend beschrieben und implementiert?
- Wer muss in den Entscheidungsprozess zur Beschaffung von Software aus welchem Grund eingebunden werden?
- Wie werden Verträge und Vereinbarungen mit Software-Lizenzgebern und Service Providern dokumentiert? Gibt es eine zentrale Datenerfassung? Wer hat Dokumentationspflichten und wer muss Zugriff auf die Daten zu welchem Zweck haben?
- Entspricht das SLA den Anforderungen der Nutzer? Welche Kosten werden durch einen besseren SLA verursacht oder können gegebenenfalls eingespart werden?
Durch eine systematische Analyse bestehender Abläufe rund um die Bedarfsanalyse, die Beschaffung und die Installation/Wartung von Lizenzen werden Schwachstellen in den Unternehmensprozessen sichtbar. Unter Moderation des Qualitätsmanagements sind Maßnahmen in direkt oder indirekt am Prozess beteiligten Unternehmensbereichen zu definieren und deren Umsetzung zum Beispiel mit dem Instrument der internen Audits oder QM-Regelbesprechungen nachzuverfolgen.
Unternehmerische Überlegungen im Lizenzmanagement
Aber auch strategische Überlegungen werden durch den Blick auf die erhobenen Daten möglich. So können zum Beispiel historisch gewachsene Software-Portfolios durch gezielte Maßnahmen erneuert und weiterentwickelt werden. Manchmal liegen geeignete Maßnahmen zur effizienten Verwaltung der Lizenzen direkt auf der Hand. Unmittelbare Fragen könnten sein:
- Werden Lizenzen desselben Herstellers über verschiedenen Service-Provider lizensiert? Wenn ja, wer hat die besseren Bedingungen, das bessere Service?
- Führt die Konsolidierung der Service-Provider gegebenenfalls sogar zu Mengenrabatt Skaleneffekten?
- Können Laufzeiten harmonisiert werden, um interne Verwaltungsaufwände zu reduzieren?
- Ist die Harmonisierung der Lizenzlaufzeiten mit dem Geschäftsjahr des Unternehmens sinnvoll?
Aus den Antworten ergeben sich Informationen, die der IT-Verantwortliche entscheiden muss. Hat ein Unternehmen keine solche Person nominiert, do obläge es der leitenden QM-Führungskraft aus ihrer Rolle als interner Consultant heraus mit der Unternehmensleitung die unternehmerisch wichtigen Aspekte des Lizenzmanagements zu diskutieren und Entscheidungen herbeizuführen.
Strategische Weiterentwicklung der Software-Landschaft – fortschreitende Digitalisierung
Die Analyse der Lizenzen ist stets auch eine gute Gelegenheit für längerfristige Planungen. Sie schärfen den Blick für Chancen und Risiken der bestehenden IT-Landschaft und geben Anstoß für weiterführende Digitalisierungsprojekte. Sie ist eng verbunden mit Lösungen für Datenspeicher, Themen der Datensicherung und Datensicherheit, Backup-Szenarien, Desaster Management oder die Weiterentwicklung von Sicherheitsstandards bei der Datenübertragung.
Daher schaffen Arbeitskreise zur Weiterentwicklung der Software-Landschaft und inter-disziplinäre Digitalisierungsprojekte im ganzen Unternehmen ein Klima der Innovation und das Bewusstsein für Datensicherheit, Datensicherung, Datenzugang und Datennutzung.
Zusammenfassung
Die Optimierung des Lizenzmanagements ist ein ganz wesentlicher Beitrag für die effiziente Unternehmenssteuerung. Nahezu jeder Unternehmensbereich ist direkt oder indirekt von der Digitalisierung betroffen und hat einen eigenen Bedarf an Software und Lizenzen.
Lizenzmanagement ist eine strategische Aufgabe. Deshalb sollte die Beschaffung und Verwaltung von Lizenzen von geeigneter Stelle koordiniert werden. Oftmals ist die IT Abteilung eines Unternehmens mit dem Lizenzmanagement befasst.
Steht keine IT Abteilung zur Verfügung, oder nimmt diese ihre Aufgaben nicht oder nur ungenügend wahr, kann das Qualitätsmanagement als Stabsstelle eines Unternehmens als eine neutrale Klammer über alle Unternehmensbereiche wirken und die Optimierung des Lizenzmanagements vorantreiben.
Sinamono e.U. Expert*innen haben auch auf diesem Gebiet solides Wissen und umfassende Erfahrungen. Sie stehen Ihrem Unternehmen gern beratend zu Seite. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf! https://sinamono.at/kontakt/