Wie man Prozesse zum Erkennen von Verbesserungspotentialen nutzt

Ein Prozess ist erst dann ein Prozess, wenn zu jedem Arbeitspaket der das auslösende Ereignis bekannt, die Eingang- und Ausgangsparameter definiert, die Verantwortlichen und Mitwirkenden festgelegt, der nachfolgende Arbeitsschritt für alternative Arbeitsergebnisse bestimmt, sämtliche Arbeits- und Hilfsmittel bereitgestellt und die erforderliche Dokumentation identifiziert ist. Erst die vollständige Abbildung aller Arbeitsschritte zwischen auslösendem Ereignis und dem Abschlussereignis verdient die Bezeichnung Prozess. Und genau das macht die Prozessanalyse als Werkzeug für die Identifikation von Verbesserungspotentialen interessant.

Oftmals beinhalten scheinbar einfache Prozesse bereits exzellente Möglichkeiten für eine profunde Potentialanalyse. Ein Beispiel dafür ist der Prozess Vorbereitungen für die Eingliederung neuer Mitarbeiter*innen in das Unternehmen

Bild 1: Prozess-Ausschnitt Prozess „Vorbereitung auf neue/n Mitarbeiter*in“

Der Dienst- oder Arbeitsvertrag wurde unterschrieben und ein Termin für den ersten Arbeitstag vereinbart. Dieses ist das auslösende Ereignis für den oben genannten Prozess, und die Analyse zur Identifikation von Verbesserungspotentialen kann beginnen. Zu diesem Zweck werden die einzelnen Arbeitsschritte strukturiert abgebildet. 

  • Welche Aufgaben sind bereits vor dem ersten Tag zu erledigen? 
  • Was braucht sie oder er, um sich rasch mit Abläufen bekannt zu machen, sich effektiv in das Team zu integrieren und sich in den Datenablagen zurechtzufinden? 
  • Was ist am ersten Tag zwingend zu erledigen und muss gegebenenfalls gesondert vorbereitet werden? 
  • Was erfolgt in den darauffolgenden Tagen in welcher Reihenfolge? 

Oft gehört das Herstellen der physischen und digitalen Arbeitsumgebung zu den Aufgaben, die bereits bis zum ersten Arbeitstag abgeschlossen sein sollten. Diese beiden Arbeitspakete beinhalten unterschiedliche Aufgaben und haben eine Abhängigkeit – der digitale Arbeitsplatz kann erst eingerichtet werden, wenn der physische Arbeitsplatz festgelegt und in Teilen beschafft wurde. Erst wenn der Computer oder Laptop verfügbar ist, kann deren Konfiguration stattfinden. 

Diese beiden Arbeitspakete können auf Verbesserungspotentiale hin analysiert werden. Im Arbeitspaket „Physischen Arbeitsplatz einrichten“, zum Beispiel, sind etliche Entscheidungen zu treffen: 

  • Bekommt die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter einen Büroarbeitspatz, und wenn ja, wie wird dieser ausgerüstet? 
  • Hat er oder sie Anspruch auf einen Firmenwagen? 
  • Muss die Mitarbeiterin mit Werkzeug und Berufskleidung ausgerüstet werden? 

Im Rahmen der Potentialanalyse ist es legitim zu hinterfragen, wie Entscheidungen im Unternehmen herbeigeführt werden. 

  • Muss wirklich jede Frage erneut gestellt und beantwortet werden, oder kann durch eine Standardisierung die Zahl der Einzelentscheidungen reduziert werden?
  • Werden moderne Werkzeuge für die Entscheidungsfindung genutzt?
  • Wer trifft welche Entscheidung, und wie wird diese dann kommuniziert?
  • Ist klar geregelt, wer die Aus- und Übergabe der Arbeits-und Betriebsmittel durchführt und wie die Einzelheiten der Abläufe dokumentiert werden? 
  • Gibt es Formblätter, die die einzelnen Arbeitsschritte unterstützen? Und wenn ja, wo sind diese abgelegt und ist die Handhabung dieser zwingend, selbsterklärend und IT-gestützt? 

Sollte eine oder mehrere Fragen nicht klar beantworten können, dann muss genauer hingeschaut werden.

Gleiches gilt für das Einrichten des virtuellen Arbeitsplatzes sein. Es stellen sich Fragen wie:

  • In welchen Systemen muss die Mitarbeiterin Nutzerrechte erhalten?  
  • Und welche Rechte sind mit der Rolle der Mitarbeiterin in Ihrem Unternehmen, im Projekt und in der Funktion verbunden? 

Spätestens hier muss der Qualitätsmanager der Frage nachgehen, ob und wenn ja wie gut die im Unternehmen genutzten Abläufe, Methoden und Werkzeuge für die eindeutige, lückenlose und fehlerfreie Dokumentation aller physischen Zufahrts- und Zutrittsrechte sowie der cyber-physischen Nutzerrechte einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters geeignet sind. Diese Frage ist unmittelbar mit der Definition von Rollen und Rechten im Unternehmen verbunden.

Daher führt auch die Potentialanalyse über den Prozess Vorbereitung auf die Eingliederung neuer Mitarbeiter*innen zum Erkennen ganz grundsätzlicher Voraussetzungen für ein durchgängiges Qualitätsmanagement im Unternehmen. Durch die strukturierte Analyse von Geschäfts- und Produktprozessen – egal welcher – wird also QM-Reifegrad einer Organisation erkannt und Potentiale des Qualitätsmanagementsystems offengelegt, die geschickte Manager zur Harmonisierung der Aufbau- mit der Ablauforganisation zu nutzen wissen. 

Die Zeit, die ein Unternehmen in die die Modernisierung der Abläufe, Vorlagen und Formblätter, des Rollen- und Rechtekonzepts, der Ablage, der Datenstrategie, der Kollaborationsmethoden und andere Disziplinen des Qualitätsmanagement nehmen, wird die Digitalisierung des Unternehmens ermöglichen und in kurzer Zeit die erhofften Vorteile bringen zum Beispiel in Form datengetriebener Geschäftsmodelle liefern. Wie das gelingen kann, werde ich an einem anderen Beispiel in einem der folgenden Artikeln näher erläutern.

Sinamono e.U. hat weitreichende Erfahrungen in der Umsetzung und Digitalisierung von Unternehmensprozessen, und kann Sie darin unterstützen, Ihre Prozesse abzubilden, zu verschlanken und zu digitalisieren. Sollten Sie in Ihrem Unternehmen Bedarf sehen, so nehmen Sie über das Kontaktformular gern Kontakt mit uns auf. Wir sind gern für Sie da!