Wie man Prozesse zum Erkennen von Verbesserungspotentialen nutzt am Beispiel „Einführen eines neuen Mitarbeiters in die Organisation“

Ein Prozess ist erst dann ein Prozess, wenn zu jedem Arbeitspaket der Auslöser bekannt, die Eingang- und Ausgangsparameter definiert, die Verantwortlichen und Mitwirkenden benannt, der nachfolgende Arbeitsschritt für alternative Arbeitsergebnisse bestimmt, sämtliche Arbeits- und Hilfsmittel bereitgestellt und die erforderliche Dokumentation festgelegt ist.  Erst in der Gesamtheit aller vollständig abgebildeten Arbeitsschritte zwischen Trigger und Abschluss kann von einem Prozess gesprochen werden. Und genau das macht die Prozessanalyse als Werkzeug für die Identifikation von Verbesserungspotentialen interessant.

Bild 1: Rollen und Rechte in einem Beispiel Qualitätsmanagement-System

Oftmals genügen recht einfache Prozesse, um Potentiale zu erkennen. Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie stellen eine neue Mitarbeiterin an. Versuchen Sie nun alle Arbeitspakete niederzuschreiben, die zur Integration der neuen Mitarbeiterin in das Team notwendig sind. Beginnen Sie mit dem Trigger „Dienstvertrag unterzeichnet“ und beschreiben sie das erste scharf abgegrenzte Arbeitspaket. 

Nehmen wir an, Sie möchten übertragen mit dem nächsten Schritt die Verantwortung für der Herstellen der Arbeitsumgebung, die Einführung am ersten Tag und die Einschulung in die Unternehmensprozesse an die nächste Führungsebene. Wer muss über den Vertragsabschluss informiert werden und wer sollte aus Gründen der Praktikabilität, des Teamklimas oder rein aus Höflichkeit informiert werden? Auf welche Art und Weise informieren Sie direkt und indirekt Betroffene? Welche Informationen müssen kommuniziert werden, und gibt es aus Datenschutzgründen Informationen, die nicht kommuniziert werden dürfen? Haben Sie eine Vorlage, die Ihnen beim korrekten Erfüllen dieses ersten Arbeitsschrittes unterstützt? Und wenn ja, wo finden Sie die Vorlage? Und wo wird das ausgefüllte Formular abgelegt? 

Vielleicht schließt sich in Ihrem Unternehmen das Arbeitspaket „Physischen Arbeitsplatz einrichten“ an. In diesem Arbeitsschritt sind etliche Entscheidungen zu treffen. 

  • Bekommt die Mitarbeiterin einen Büroarbeitspatz und wenn ja, wie wird dieser ausgerüstet? 
  • Hat sie Anspruch auf einen Firmenwagen? 
  • Muss die Mitarbeiterin mit Werkzeug und Berufskleidung ausgerüstet werden? 

In der Analyse dieses Arbeitsschrittes erkennen Sie, ob in Ihrem Unternehmen die Rollen klar definiert sind. Wissen Sie sofort, wer formal die Berechtigung für diese Art von Entscheidungen hat? Ist klar geregelt, wer die Aus- und Übergabe der Arbeits-und Betriebsmittel durchführt und wie die Einzelheiten der Abläufe dokumentiert werden? Gibt es Formblätter, die die einzelnen Arbeitsschritte unterstützen? Und wenn ja, wo sind diese abgelegt und ist die Handhabung dieser zwingend, selbsterklärend und IT-gestützt? Sollten Sie eine oder mehrere Fragen nicht klar beantworten können, dann sollten Sie genauer hinschauen und Maßnahmen setzen.Ein nächster Arbeitsschritt könnte das Einrichten des virtuellen Arbeitsplatzes sein. Es stellen sich Fragen wie:

  • In welchen Systemen muss die Mitarbeiterin Nutzerrechte erhalten?  
  • Und welche Rechte sind mit der Rolle der Mitarbeiterin in Ihrem Unternehmen, im Projekt und in der Funktion verbunden? 

Spätestens hier müssen Sie sich die Frage stellen, ob Sie im Unternehmen eine eineindeutige Quelle oder eine saubere Methode zur fehlerfreien Dokumentation aller physischen Zufahrts- und Zutrittsrechte sowie der cyber-physischen Nutzerrechte haben. Diese Frage ist unmittelbar mit der Frage nach Rollen in Ihrem Unternehmen und den damit vordefinierten Standard-Profilen verbunden. 

Ebenso braucht es eine strikte Methode zur Dokumentation abweichender Nutzerrechte, die sich mit der Entwicklung der Mitarbeiterin im Unternehmen ergeben können und ein Konzept zur periodischen Prüfung bestehender Nutzerprofile, um das Ausscheiden von Personen aus Projektteams oder einer Organisationseinheit zu erfassen und Rechte zu entziehen. Es stellt sich die Frage, wie die Rechtevergabe unverzüglich, korrekt und nicht manipulierbar dokumentiert wird. Gibt es Administratoren, die entsprechend geschult und eventuell sogar stichprobenartig auf das ordnungsgemäße Dokumentieren der Rechtevergabe überprüft werden? Gibt Anleitungen für die ersten Logins? Wurden Ansprechpersonen für Themen des Daten- und Informationsschutzes nominiert, die Sie notfalls in die Pflicht nehmen können?

Selbst bei dieser oberflächlichen Betrachtung des wenig komplexen Beispielprozesses „Aufnahme neuer MitarbeiterInnen“ stellen sich essentielle Fragen, deren ehrliche Beantwortung Ihnen einen seriösen Eindruck vom QM-Reifegrad Ihrer Organisation vermittelt. Sie erhalten bereits sehr gute Hinweise auf die Potentiale des Qualitätsmanagementsystems Ihres Unternehmens und können die Erkenntnisse zur Harmonisierung der Aufbau- mit der Ablauforganisation nutzen. 

Wenn Sie sich die Zeit für die Modernisierung der Abläufe, Vorlagen und Formblätter, des Rollen- und Rechtekonzepts und der Ablage nehmen, wird die Digitalisierung Ihres Unternehmens Ihnen die erhofften Vorteile bringen und Ihnen die Basis für die Entwicklung datengetriebener Geschäftsmodelle liefern. Wie das gelingen kann, werde ich an einem anderen Beispiel in einem der folgenden Artikeln näher erläutern.

Sinamono e.U. hat weitreichende Erfahrungen in der Umsetzung und Digitalisierung von Unternehmensprozessen, und kann Sie darin unterstützen, Ihre Prozesse abzubilden, zu verschlanken und zu digitalisieren. Sollten Sie in Ihrem Unternehmen Bedarf sehen, so nehmen Sie über das Kontaktformular gern Kontakt mit uns auf. Wir sind gern für Sie da!